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Qué son los buzones compartidos

 

En este artículo hablaremos de lo que son los buzones compartidos, como crearlos, configurarlos en diferentes dispositivos como pcs y teléfonos, trabajar con ellos y algunas características de interés. Trabajamos con cuentas de correo de Office365.

Cuando trabajamos con servidores Exchange, y en particular me referiré a Office365, tenemos un tipo especial de buzones, los buzones compartidos. Parecidos a los buzones ordinarios pero con diferencias importantes:

  • Los utilizamos en la empresa para cuentas genéricas ([email protected], [email protected], [email protected], [email protected]). También se utiliza para tener calendarios y contactos compartidos entre dichos usuarios. No confundir con los grupos de office (más parecidos a una lista de distribución).
  • Todos los miembros de un grupo recibirían una copia de cada correo que se mande al grupo. En el buzón compartido, solo se recibe una vez, y si se borra, se borra para todos. (cuando un usuario borra un mensaje, puede ir indistintamente a la papelera del usuario, ó a la del buzón compartido, incluso a otra carpeta "trash", dependiendo desde donde se ha borrado (outlook pc, owa, android cuenta imap..)
  • Además, un buzón compartido permite crear carpetas, que las visualizarán todos los usuarios del buzón.
  • Son gratuitos, no necesitamos suscribir una licencia más para ellos. Admiten 99GB Los podrán gestionar varios usuarios. (estos se pueden definir en el "Admin Center" de Office365. Podremos personalizar los usuarios que puede responder como el propio buzón.
  • La configuración en Outlook para pc no es necesaria. Aparecerá solo el buzón, ya que la "asignación automática" está configurada. No tienen una contraseña, el acceso solo se concede a los usuarios asignados al buzón.
  • No se puede configurar en dispositivos como teléfonos. (y según Microsoft, esto será así. Pero voy a explicar un poco más adelante como configurar este buzón compartido de office365 en un teléfono como una cuenta imap.).

Como crear buzones compartidos

Inicie sesión con su cuenta de administrador de Office 365 en portal.office.com En el centro de administración, vaya a Grupos-Buzones compartidos. En la página Agregar un buzón, escriba un nombre para el buzón compartido. A continuación, el asistente elige una dirección de correo electrónico, pero puede editarla.

 

Haga clic en Agregar. Puede tardar unos minutos antes de poder agregar miembros. En Pasos siguientes, elija Agregar miembros a este buzón. Los miembros son las personas que podrán ver el correo entrante para este buzón de correo compartido y las respuestas salientes. 

 

Elija el botón Agregar más miembros. Colocar una marca de verificación junto a las personas que desea que usen este buzón de correo compartido y haga clic en Guardar.

CONFIGURACIÓN EN PC

La configuración en Outlook para pc no es necesaria. El buzón aparecerá solo, ya que la "asignación automática" está configurada (en la mayoría de las empresas). Como mucho habría que salir y volver a entrar en Outlook. Apenas notaremos diferencia con una cuenta individual.
 
Si accedemos a configuración de la cuenta NO aparece una cuenta más, solo la individual a la que está asociada el buzón compartido.
 

CONFIGURACIÓN EN LA WEB (OWA)

La primera vez que accedamos, no aparece dicho buzón. tenemos que hacer un clic con el botón derecho en la lista de carpetas y elegir "Agregar carpeta compartida".
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Indicaremos la dirección del buzón compartido que queremos gestionar. Desde el momento que el administrador del sistema nos añade como usuarios del buzón, pueden pasar unos minutos hasta que se actualice el sistema. En sucesivos accesos a outlook.office.com aparecerá automáticamente el buzón como una cuenta separada de la individual.
 
 

Enviar un mensaje como buzón compartido (boton "de")

Cuando una persona usuaria del buzón  responde a un mensaje enviado al buzón compartido, el correo electrónico que se envía sale del usuario individual, no de buzón. Si deseamos cambiar esto hay que realizar los siguientes pasos:
Estando en el buzón compartido redactar un mensaje nuevo. activar el botón "De"Elija la flecha más en la parte inferior del mensaje y, a continuación, elija "Mostrar De".
 
 
 
Borrar en el recuadro "De" nuestra dirección individual y escribir la dirección email correspondiente al buzón compartido y enviar. 
 
 
A partir de este momento cada vez que activemos el botón "de" nos aparecerán ambas cuentas. 
 
 
 
 
 

Configuración de un buzón compartido en android

Esto es un gran problema. Según Microsoft "No puede acceder al buzón compartido desde la aplicación de Outlook instalada en el dispositivo móvil." Microsoft recomienda acceder desde un navegador a través de Owa. Vamos a dar una solución configurando dicho buzón como una cuenta Imap. Solo funciona con algunos clientes de correo. He probado y funciona en AquaMail, el cliente Gmail y TypeApp. Todavía no he podido configurarlo en Outlook para Android. Tiene que ser un cliente que permita configurar una cuenta imap, editando manualmente los puertos tanto entrante como saliente. En el ejemplo vamos a hacerlo con el cliente de Gmail: Empezamos en la configuración y vamos a añadir una cuenta:
 
Hemos elegido la opción "Otra". No coger la opción de Exchange y office365 que parecería la adecuada, pero no vale para un buzón compartido. Cogemos "Otra", porque queremos configurar una cuenta "IMAP". Intentamos entrar en la configuración manual, pero si no nos deja, ponemos la dirección, seguimos con el asistente, hasta que dé un mensaje de error y entonces sí deja entrar a la edición de ajustes manual
 
 
Este es un paso crítico. Pensar que existen dos cuentas de correo:
 
  1. Usuario individual con permisos para acceder también a un buzón compartido [email protected]
  2. Buzón compartido [email protected]
y la contraseña será la del usuario individual. El buzón compartido no tiene contraseña.
 
Hay que escribir ambas direcciones tal y como aparecen en la imagen, separadas por una /. En algún caso, solo ha funcionado si después de la barra/ solo se escribe el nombre del buzón compartido (alias),  sin la arroba ni dominio.
 
Estamos configurando el acceso al servidor entrante, que es "outlook.office365.com" y el puerto 993 con tipo de seguridad SSL/TLS
 
 
A continuación pasamos al servidor saliente. En este caso el usuario se indica el individual, así como su contraseña. Servidor "smtp.office365.com" y puerto 587 con seguridad starttls (admite también otras seguridades.)
 
 
Ya estaría. Las siguientes opciones, a gusto del usuario
 
 
Hemos configurado un buzón compartido de Office365 en un tfno Android, usando un cliente de correo que permita configurar cuentas Imap. Para Iphone el proceso será similar.

 

 

 

 

 

 

Donde se almacenan las respuestas

De forma predeterminada, los mensajes enviados desde el buzón compartido no se guardan en la carpeta Elementos enviados del buzón compartido. En su lugar, se guardan en la carpeta Elementos enviados de la persona que envió el mensaje. Si desea permitir que todos vean el correo enviado en el centro de administración de Office 365, edite la configuración de buzón compartido y elija Elementos enviados - Editar.
 
 
Elija Elementos enviados > Editar.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A partir de ahora, aunque un usuario responda un mensaje del buzón compartido, y aunque lo haga en nombre del buzón (indicado en "De"), la copia de este mensaje de respuesta se almacena en el propio buzón compartido, siendo visible para los demás usuarios del buzón.

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